Problem ten jest o tyle istotny, że dotyczy bardzo wielu podmiotów z różnych branż.

Pierwszą grupę stanowią firmy handlowe o dużym wolumenie sprzedaży – współpracujące z wieloma różnymi dostawcami towarów lub usług. 

Drugą grupę stanowią instytucje takie jak banki, firmy ubezpieczeniowe, leasingowe czy faktoringowe, które ze względu na charakter swojej działalności muszą szczególnie dbać o jakość danych i są szczególnie narażone są na braki, błędy lub nieaktualność danych.

Kolejną grupę stanowią podmioty określane jako instytucje obowiązane (wedle ustawy AML), które powinny stale monitorować swoich kontrahentów w kontekście statusu i miejsca prowadzenia przez nich działalności gospodarczej, ponieważ mają one szczególne obowiązki w tym zakresie określone przepisami prawa.

Skuteczne monitorowanie zmian bez specjalistycznych narzędzi i technologii informatycznych wydaje się być niemożliwe do przeprowadzenia. Niezbędne są programy komputerowe pozwalające na import masowy z rejestru REGON prowadzonego przez GUS w celu porównania danych i wykrywania zmian.

Ogólnie problem z zapewnieniem aktualności danych podmiotów (spółek, organizacji publicznych, jednostek samorządowych) możemy zdefiniować jako konieczność zdobywania wiedzy na temat momentu i zakresu wystąpienia zmian.

Istotne jest kiedy nasz kontrahent lub podmiot współpracujący zmienił siedzibę działalności, zawiesił działalność lub ją zamknął. Co więcej, kluczowy jest czas – po jakim dowiemy się o tym fakcie. 

Jeżeli podmiot, z którym prowadzimy wymianę handlową, nasz dostawca, odbiorca lub podmiot wskazany przez faktoranta (w faktoringu klasycznym) przestanie prowadzić działalność lub posługuje się niepoprawnym numerem identyfikacji podatkowej – może nas narazić na straty finansowe, wizerunkowe, przysporzyć niepotrzebnych nerwów związanych z koniecznością poszukiwania zastępstwa lub dodatkowej pracy związanej z koniecznością wprowadzenia korekt księgowych. 

Na czym polega wyzwanie skutecznej oceny danych rejestrowych?

Idealnym rozwiązaniem tego problemu jest narzędzie monitorujące w sposób ciągły i automatyczny (bez udziału pracownika) wszystkich kontrahentów, z którymi współpracujemy (w tym dostawców, odbiorców, podmioty współpracujące) oraz raportowanie wszelkich wykrytych zmian takich jak na przykład przeniesienie firmy, zamknięcie firmy czy jej zawieszenie lub zmiana adresu prowadzenia działalności gospodarczej. 

Jeżeli prowadzimy współpracę z kilkoma, kilkunastoma podmiotami, działania te są możliwe do wykonania bez wspomagania jednak są dość uciążliwe. 

W przypadku kilkudziesięciu podmiotów i więcej zadanie to staje się wręcz niemożliwe do wykonania w sposób nieautomatyczny. 

Sprawdzenie setek albo tysięcy podmiotów w rejestrach publicznych i weryfikacja aktualności posiadanych przez nas danych z bieżącą sytuacją wybiega poza możliwości ludzkie, natomiast konsekwencje zaniedbywania tego procesu potrafią być bardzo dotkliwe. 

Wystarczy, że kontrahent nie powiadomili nas o zmianie danych rejestrowych, a my wystawimy mu fakturę na stare dane. Podobnie w przypadku kontrahenta, który zawiesił działalność, a my wystawiamy mu fakturę, również narażamy się na pewne sankcje podatkowe generujące koszty. 

I nie muszą być to rozwiązania tak ostatecznie jak postępowanie karno-skarbowe, ale wystarczy, że często musimy korygować dokumenty, wystawiać noty korygujące, wysyłać dokumenty w formach papierowych, co jest uciążliwe i kosztowne. 

Dużo lepsze rezultaty uzyskują firmy które, stawiają na działania prewencyjne, gdzie o zmianie dowiadują się jako pierwsze i mają czas na podjęcie odpowiednich działań. 

Inną gałęzią, w której niezbędny jest skuteczny monitoring firm pod kątem zmieniających się danych jest branża faktoringowa, w której to faktorant de facto musi znać i monitorować na bieżąco listę dostawców lub odbiorców usług, które są przedmiotem faktoringu. 

Podobnie jak firmy faktoringowe, wszystkie firmy leasingowe też powinny wdrażać monitoring swoich klientów gdyż jest to jeden z elementów skutecznej walki z nadużyciami i nieuczciwymi przedsiębiorcami. 

Kolejnym obszarem zastosowania monitoringu danych firmowych jest działalność związana z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML & CFT) o czym szerzej można poczytać na stronach serwisu aml4.eu.

Jednym ze sposobów na skuteczny monitoring zmian danych firmowych jest skorzystanie z poradnika dostępnego w witrynie:
https://nip.waw.pl/monitoring-danych-kontrahentow/:

Zapraszamy

W związku z prowadzoną przez nas kampanią reklamową i informacyjną dotycząca białej listy nawiązaliśmy kontakt z wieloma przedsiębiorstwami, biurami księgowymi i jednostkami samorządów terytorialnych.

O ile ogólna świadomość polskich przedsiębiorców na temat białej listy, nowych obowiązków  jest wysoka, to pojawiają się pewne wątpliwości co do kwestii technicznych i organizacyjnych związanych z plikiem płaskim udostępnianym przez Krajową Administrację Skarbową.

Mimo licznych publikacji dostępnych na naszych stronach, do naszej firmy zgłaszają się osoby które mają niepełne lub błędne wyobrażenie na temat, tego czym jest plik płaski, co zawiera i jak należy go używać. 

Nieco szokujący dla nas jest fakt, że część z tych nieporozumień ma swoje źródło w postaci firm szkolących z tematyki białej listy VAT.

W związku z tym przygotowaliśmy kolejny już artykuł zbierający popularne mity funkcjonujące wśród polskich przedsiębiorców dotyczące , pliku płaskiego i radzenia sobie z nowymi wymogami w formie artykułu dostępnego na naszym blogu produktowym.

 Zapraszamy do lektury pod adresem: https://nip.waw.pl/plik-plaski-obalamy-mity/

Zapraszamy Państwa do odwiedzenia naszego nowego serwisu tematycznego dotyczącego zmian w ustawie o podatku VAT i związanych z tym nowymi obowiązkami przedsiębiorców – którzy są podatnikami VAT.

Od 1 stycznia 2020 roku weszły w życie istotne zmiany, które dotyczą m.in. elektronicznej wersji wykazu podatników VAT czynnych i zwolnionych oraz odpowiedzialności solidarnej nabywcy usługi w przypadku dokonania płatności na rachunek bankowy lub rachunek w kasie SKOK który nie jest ujęty w wykazie prowadzonym przez Szefa Administracji Skarbowej (KAS)

Co zrobić gdy rachunek bankowy mojego kontrahenta nie znajduje się na liście podatników VAT?

W przypadku dokonania płatności na rachunek spoza białej listy – należy złożyć stosowne zawiadomienia na formularzu ZAW-NR do odpowiedniego Naczelnika Urzędu Skarbowego, co czym piszemy w stosownej publikacji na temat znajdującej się pod adresem:

• Co zrobić po wysłaniu przelewu na rachunek spoza białej listy
• Jak wpisać się na białą listę podatników VAT
• Co to jest Plik płaski – co zawiera i jak go używać

Wśród publikowanych na stronie materiałów można znaleźć również odpowiedź na następujące pytania:

• Co to jest odpowiedzialność solidarna w VAT i jak zmienia się w 2020 roku?
• Co to jest Biała Lista VAT?
• Jak dokonać masowej i automatycznej weryfikacji na białej liście VAT
• Co to jest plik płaski i jak może pomóc w masowej weryfikacji?
• Jaki jest najlepszy program do obsługi białej listy – wykazu podatników VAT?
• Jak oddelegować nowe obowiązki z VAT poza swoją firmę – outsourcing weryfikacji kontrahentów w rejestrze VAT
• Integracja z wykazem podatników VAT

Serwis znajduję się pod adresem: https://nip.waw.pl

Gdzie znajduje się strona do weryfikacji podatników VAT?

Oficjalna strona rządowa stanowiąca metodę na sprawdzenia statusu podatnika oraz uzyskanie informacji o prawidłowym numerze rachunku bankowego bądź rachunków bankowych, gdy kontrahent zgłosił do urzędu więcej niż jeden rachunek znajduje się pod adresem:

https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Wyżej wymieniona strona Ministerstwa finansów posiada jednak pewne ograniczenia.

Po pierwsze należy sprawdzać podatnika pojedynczo. Nie ma możliwości sprawdzenia kilku lub kilkudziesięciu podatników jednym zapytaniem.

Strona udostępnia tez opis interfejsu programistycznego API – który przy zastosowaniu skryptu pozwoli na sprawdzenie kilkunastu rekordów jednocześnie, jednak i ta metoda ma pewne ograniczenia – możemy wykonać jedynie 10 zapytań na dobę.

Jak podaje przedmiotowa strona:

Korzystanie z API jest limitowane. Przy wykorzystaniu metody „search” możesz złożyć 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie, natomiast przy wykorzystaniu metody „check” możesz zapytać o 1 podmiot. Po wyczerpaniu tego limitu dostęp do API będzie zablokowany do godziny 0:00.

W związku z powyższymi ograniczeniami – firmy informatyczne (wśród nich SYNTEO) zaczęły opracowywać własne rozwiązania pozwalające na weryfikację podatników VAT bez wspomnianych limitów.

Możliwe jest to dzięki udostępnieniu przez MF tzw. pliku płaskiego – zawierającego zaszyfrowaną listę wszystkich podmiotów VAT w Polsce wraz z ich rachunkami.

Na dzień dzisiejszy plik ten zawiera ponad 2.3 miliona wpisów i liczba ta stale rośnie wraz ze zgłaszaniem brakujących o rachunkach informacji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Program do masowej weryfikacji rachunków bankowych podatników VAT

W serwisie przedstawiono również narzędzie – system informatyczny wspomagający pracę działów finansowych – pozwalający na masową weryfikację kontrahentów za pomocą numeru NIP oraz weryfikację numerów rachunków bankowych (NRB) – bez limitów dziennych.

Weryfikacji można dokonać aż w 3 rejestrach – bez dodatkowych opłat:

• krajowym rejestrze REGON prowadzonym przez GUS
• krajowym rejestrze VAT prowadzonym przez KAS – tzw. biała lista podatników
• w rejestrze europejskim VIES – prowadzonym przez Komisję Europejską.

Przedstawione oprogramowanie pozawala nie tylko na weryfikację statusu firmy w w/w rejestrach i porównanie danych. Pełna lista funkcji dostępnych w programie została przedstawiona poniżej:

• Weryfikacja poprawności numeru NIP – sprawdzenie sumy kontrolnej
• Konwersja numeru NIP na KRS
• Sprawdzenie czy podany numer NIP jest numerem poprawnym i należy do podmiotu gospodarczego
• Weryfikacja czy pod podanym numerem NIP prowadzona jest działalność gospodarcza
• Sprawdzenie czy działalność gospodarcza nie została zawieszona
• Kontrola zmian statusu działalności kontrahenta
• Integracja z zewnętrznymi systemami przez API i pliki CSV
• Możliwość masowej weryfikacji statusu działalności gospodarczej
• Możliwość masowej weryfikacji daty rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia działalności gospodarczej
• Weryfikacja statusu VAT podatnika (Biała Lista VAT) po numerze NIP
• Sprawdzanie numeru rachunku bankowego kontrahenta w rejestrze VAT udostępnianego przez Krajową Administrację Skarbową – Ministerstwo Finansów
• Pobieranie zgłoszonych do Krajowej Administracji Skarbowej numerów rachunków kontrahenta
• Weryfikacja rachunków bankowych w pliku płaskim udostępnianym przez KAS – MF
• Weryfikacja rachunków wirtualnych: na przykład mBank Mass Collect
• Sprawdzenie czy kontrahent posiada VAT EU – rejestr VIES
• Możliwość integracji z Comarch ERP Optima i innymi systemami

Wierzymy, że najprostsze rozwiązania są najlepsze, dlatego zapraszamy do zapoznania się z nową opcją 100% delegacji weryfikacji kontrahentów VAT do nas w wyjątkowej cenie 50 PLN / miesiąc – oferta dotyczy outsourcingu weryfikacji kontrahentów – podatników VAT

Zachęcamy również do zapoznania się z prezentacją multimedialną w serwisie YouTube przedstawiającą możliwości narzędzia do zbiorczego sprawdzenia rachunków bankowych w wersji bezpłatnej:

Prezentacja: Zbiorcza weryfikacja kontrahentów VAT – poradnik jak używać

Media branżowe o naszym programie do białej listy