Wiele firm zmaga się z problemem skutecznego monitorowania danych rejestrowych swoich kontrahentów, czy innych firm z nimi współpracujących – przykładowo dostawców, konsultantów, firmy świadczące usługi logistyczne.

Problem ten jest o tyle istotny, że dotyczy bardzo wielu podmiotów z różnych branż.

Pierwszą grupę stanowią firmy handlowe o dużym wolumenie sprzedaży – współpracujące z wieloma różnymi dostawcami towarów lub usług. 

Drugą grupę stanowią instytucje takie jak banki, firmy ubezpieczeniowe, leasingowe czy faktoringowe, które ze względu na charakter swojej działalności muszą szczególnie dbać o jakość danych i są szczególnie narażone są na braki, błędy lub nieaktualność danych.

Kolejną grupę stanowią podmioty określane jako instytucje obowiązane (wedle ustawy AML), które powinny stale monitorować swoich kontrahentów w kontekście statusu i miejsca prowadzenia przez nich działalności gospodarczej, ponieważ mają one szczególne obowiązki w tym zakresie określone przepisami prawa.

Skuteczne monitorowanie zmian bez specjalistycznych narzędzi i technologii informatycznych wydaje się być niemożliwe do przeprowadzenia. Niezbędne są programy komputerowe pozwalające na import masowy z rejestru REGON prowadzonego przez GUS w celu porównania danych i wykrywania zmian.

Ogólnie problem z zapewnieniem aktualności danych podmiotów (spółek, organizacji publicznych, jednostek samorządowych) możemy zdefiniować jako konieczność zdobywania wiedzy na temat momentu i zakresu wystąpienia zmian.

Istotne jest kiedy nasz kontrahent lub podmiot współpracujący zmienił siedzibę działalności, zawiesił działalność lub ją zamknął. Co więcej, kluczowy jest czas – po jakim dowiemy się o tym fakcie. 

Jeżeli podmiot, z którym prowadzimy wymianę handlową, nasz dostawca, odbiorca lub podmiot wskazany przez faktoranta (w faktoringu klasycznym) przestanie prowadzić działalność lub posługuje się niepoprawnym numerem identyfikacji podatkowej – może nas narazić na straty finansowe, wizerunkowe, przysporzyć niepotrzebnych nerwów związanych z koniecznością poszukiwania zastępstwa lub dodatkowej pracy związanej z koniecznością wprowadzenia korekt księgowych. 

Na czym polega wyzwanie skutecznej oceny danych rejestrowych?

Idealnym rozwiązaniem tego problemu jest narzędzie monitorujące w sposób ciągły i automatyczny (bez udziału pracownika) wszystkich kontrahentów, z którymi współpracujemy (w tym dostawców, odbiorców, podmioty współpracujące) oraz raportowanie wszelkich wykrytych zmian takich jak na przykład przeniesienie firmy, zamknięcie firmy czy jej zawieszenie lub zmiana adresu prowadzenia działalności gospodarczej. 

Jeżeli prowadzimy współpracę z kilkoma, kilkunastoma podmiotami, działania te są możliwe do wykonania bez wspomagania jednak są dość uciążliwe. 

W przypadku kilkudziesięciu podmiotów i więcej zadanie to staje się wręcz niemożliwe do wykonania w sposób nieautomatyczny. 

Sprawdzenie setek albo tysięcy podmiotów w rejestrach publicznych i weryfikacja aktualności posiadanych przez nas danych z bieżącą sytuacją wybiega poza możliwości ludzkie, natomiast konsekwencje zaniedbywania tego procesu potrafią być bardzo dotkliwe. 

Wystarczy, że kontrahent nie powiadomili nas o zmianie danych rejestrowych, a my wystawimy mu fakturę na stare dane. Podobnie w przypadku kontrahenta, który zawiesił działalność, a my wystawiamy mu fakturę, również narażamy się na pewne sankcje podatkowe generujące koszty. 

I nie muszą być to rozwiązania tak ostatecznie jak postępowanie karno-skarbowe, ale wystarczy, że często musimy korygować dokumenty, wystawiać noty korygujące, wysyłać dokumenty w formach papierowych, co jest uciążliwe i kosztowne. 

Dużo lepsze rezultaty uzyskują firmy które, stawiają na działania prewencyjne, gdzie o zmianie dowiadują się jako pierwsze i mają czas na podjęcie odpowiednich działań. 

Inną gałęzią, w której niezbędny jest skuteczny monitoring firm pod kątem zmieniających się danych jest branża faktoringowa, w której to faktorant de facto musi znać i monitorować na bieżąco listę dostawców lub odbiorców usług, które są przedmiotem faktoringu. 

Podobnie jak firmy faktoringowe, wszystkie firmy leasingowe też powinny wdrażać monitoring swoich klientów gdyż jest to jeden z elementów skutecznej walki z nadużyciami i nieuczciwymi przedsiębiorcami. 

Kolejnym obszarem zastosowania monitoringu danych firmowych jest działalność związana z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML & CFT) o czym szerzej można poczytać na stronach serwisu aml4.eu.

Jednym ze sposobów na skuteczny monitoring zmian danych firmowych jest skorzystanie z poradnika dostępnego w witrynie:
https://nip.waw.pl/monitoring-danych-kontrahentow/:

Zapraszamy